Office 365 – waar zijn je bestanden.

Als medewerker ICT Service komen we nog wel eens ergens, en spreken we met collega’s. Vaak – hoe kan het ook anders – gaat het over het gebruik van de computer. De laatste tijd is het onderwerp vaak Office 365. Dat is nieuw en er is nog veel te ontdekken.

De uitdaging voor dit keer

Met de introductie van O365 zijn ook – de meeste – netwerkschijven komen te vervallen. De bestanden staan nu (ergens) in O365. Hiermee heb je het beheer terug gekregen over je eigen bestanden (graag gedaan :D). Maar wat we vaak horen is: “waar staan die bestanden dan?”

Je bent van oudsher gewend dat bestanden ergens in een directory structuur staan op (weet ik veel) de X: schijf. Je klikte er gewoon naar toe, in de verkenner, of in word, en daar stond het. En dat werkt in eens niet meer…. nou ja… het werkt anders. Zoals zoveel dingen in O365 zijn er verschillende wegen die naar Rome leiden. En de ene weg is niet perse beter dan de andere. Ik zal een aantal methoden beschrijven hoe je bestanden kunt vinden. Maar eigenlijk werkt het onderstaande overal waar je in O365 een zoekveld ziet staan.

Tot slot

Tot slot? En het artikel is net begonnen!

Uhm… ja… maar vaak halen mensen het einde niet van een artikel. En zo weet je tenminste wat je te wachten staat in dit artikel.

De moraal van het verhaal is zoeken. Je hoeft niet te onthouden waar je documenten staan. Laat de automatisering zijn werk doen en laat zoeken. Lees verder als je wil weten hoe…

Zoeken in Teams

Het Atlas College heeft ervoor gekozen om van Teams de centrale applicatie te maken. Dat is niet heel vreemd. Microsoft ontwikkelt Teams als de zogenaamde “spin in het web” van O365. Binnen Teams kan je veel, heel veel. Je kunt er ook je bestanden terug vinden.

Als je weet waar het bestand staat dan kun je het desbetreffende team openen. Naar de bestanden gaan. Naar de juiste map bladeren. Dat lijkt erg veel op wat je vroeger in de verkenner of Word/Excel zou doen.

Maar alles is veranderd. Je bestanden staan niet meer op een netwerkschijf maar zijn georganiseerd per team. En in welk team stond dat bestand nu ook alweer? :S

Daar komt het zoeken in Teams om de hoek kijken.

Boven in Teams staat altijd een heel groot invoerveld. Als je daar iets invult (vergeet niet met “enter” de zoekopdracht ook echt te voeren) dan zoekt Teams standaard in de berichten van alle teams waar jij lid van bent. Maar er is ook een tabblad met zoekresultaten voor bestanden (en personen trouwens). Teams heeft voor je gezocht in alle teams waar je lid van bent. Bovendien zoekt Teams niet alleen in de namen van de bestanden, hij heeft ook gezocht in de inhoud van het bestand. Je hoeft je niet te beperken tot enkelvoudige woorden. Je kunt naar meerdere woorden zoeken. Zelfs zogenaamde wildcards zijn toegestaan, in goed Nederlands heet dat jokertekens… wist ik ook niet šŸ˜€

Zoeken in applicaties zoals Word

Je kun ook nog altijd een document openen in Word of Excel. Net als altijd kun je naar de plek bladeren waarvan je weet dat het document daar staat. Alle teams en andere plaatsen kun je daar openen. Maar waarom zou je? Ook in de applicaties heb je de mogelijkheid om te zoeken naar documenten. Zolang je maar een deel van de naam weet, of wat woorden die in het document voorkomen, kun je document vinden. Ook hier wordt gezocht op elke plek waar je bij kunt.

Hou er wel rekening mee dat Word alleen Word documenten zal vinden, en Excel dus Excel documenten.

Zoeken in Delve

Als laatste wil ik de O365 applicatie Delve niet onbenoemd laten. Delve is de interne zoekmachine van O365. Standaard toont Delve bestanden uit jouw omgeving. Documenten die met je gedeeld worden. Jouw eigen documenten. Maar ook bijlagen van e-mails. Dit kan heel veel zijn. Je kunt het dan ook toespitsen. Op je eigen documenten of op documenten die iemand met jou deelt.

Je kunt er ook zogenaamde borden maken. Dit zijn virtuele mappen met documenten die jij zelf bij elkaar vind horen.

En uiteraard kun je – net als in nagenoeg alle O365 applicaties – zoeken naar bestanden (of andere “dingen”). Ook Delve zoekt niet alleen op naam… maar ook op inhoud. Hij laat bovendien zien waar de tekst gevonden is in het document.

Feedback

Feedback op dit artikel wordt erg gewaardeerd. Dat kan op alle mogelijke manieren die je kunt verzinnen. Bijvoorbeeld hier… als reactie op dit artikel.

  • Helpt dit artikel je.
  • Wat kan er beter.
  • Heb je suggesties.
  • Wat dan ook.

Een gedachte over “Office 365 – waar zijn je bestanden.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.