Office 365 – Samenwerken

Als medewerker ICT Service komen we nog wel eens ergens, en spreken we met collega’s. Vaak – hoe kan het ook anders – gaat het over het gebruik van de computer. De laatste tijd is het onderwerp vaak Office 365. Dat is nieuw en er is nog veel te ontdekken.

Dit artikel is een onderdeel van een serie artikelen over verschillende Office 365 onderwerpen. De overige artikelen kun je vinden via deze link: O365 HowTo

De uitdaging voor dit keer

Samenwerken is de key voor dit artikel. Iets meer tekst… sorry… maar ook meer plaatjes. Hoop dat dat het goed maakt.

Het is al een aantal keren gezegd: je hebt het eigendom terug over je bestanden. Maar wat betekend dit nu helemaal? Wat kan je met dat eigendom? Nou… eigendom is zeggenschap. Je bepaalt vanaf nu weer voor een groot deel wat je kunt met je bestanden. Jij bepaalt bijvoorbeeld met wie je samenwerkt. Eigendom komt ook met verantwoording. Is de manier waarop je deelt wel de juiste? Dit artikel gaat dan ook in op hoe je bestanden kunt delen,

Disclaimer

Voor een groot deel? Voorbehoud dus! Uhm… ja! In voorkomende gevallen kan de organisatie (het Atlas College dus) bepalen dat je niet (met externen) kunt delen. Binnen een team kan de team eigenaar bepalen dat je niet buiten het team mag delen.

De voordelen van delen

Als je iemand ( via Outlook bijvoorbeeld ) een kopie van een bestand stuurt, dan is die kopie een moment opname. Jij – maar ook de ontvanger – kunnen dat bestand verder gaan bewerken. En vanaf dat moment zijn het geen kopieën meer maar verschillende versies van een bepaald document. Dit voorkom je door het bestand te delen. Jij en degene met wie je deelt kijken naar exact hetzelfde document. Als je het toestaat kan degene met wie je deelt het bestand ook bewerken. En die wijzigingen zie jij ook, je kunt zelfs gelijktijdig in hetzelfde document werken.

Daarnaast is er nog het voordeel dat het bestand maar één keer ruimte inneemt. Maar ik gok dat dit de meeste mensen een zorg zal zijn.

Hoe dan?

Hetzelfde team

In het verleden werkte je gezamenlijk in een netwerkschijf. Je kon bij dezelfde bestanden. Gelijktijdig werken kon eigenlijk niet. Je overschreef in een dergelijk geval elkaars wijzigingen als je niet uitkeek. Indien je nu in een zelfde team zit met elkaar. Dan kun je ook beide bij de bestanden van het team. Belangrijk verschil met vroeger: je kunt nu wel gezamenlijk werken in een document.

Je verstrekt het document

Als je niet bij dezelfde netwerk schijf kon, dan moest je een kopie van het bestand bij degene krijgen met wie je samen wilde werken. Hetzelfde kun je nu nog steeds doen. Er is echter een keuze bij gekomen: je stuurt een koppeling naar het bestand in plaats van het bestand zelf. Je kunt dan zelfs bepalen voor wie die koppeling bedoelt is, en of ze het bestand mogen bewerken.

Delen via Outlook

Indien je een bestand verstuurt via Outlook dan kun je nog altijd een bestand – net als vroeger – simpelweg toevoegen. Dit is nog altijd handig indien je het bestand aan iemand buiten het Atlas College stuurt. Ja… je kunt ook bestanden delen met externen. Maar daar is iets meer voor nodig. Daarover – in een ander artikel – later meer. Een extern persoon waar je eenmalig een bestand mee deelt kun je altijd nog het beste het bestand zelf sturen.

Collega’s kun je het beste een koppeling naar het bestand sturen. Je kunt daarbij nog 2 keuzes maken:

  • Is het bestand alleen voor de geadresseerde? Of voor iedereen in het Atlas College
  • Mag het bestand bewerkt worden? Of is het alleen ter inzage.

Een plaatje zegt meer dan 1000 woorden?:

Recente documenten worden direct voor gesteld. Maar je kunt hier ook kiezen voor “cloudlocaties”. Dit zijn bijvoorbeeld de teams waar je lid van bent.

Je komt dan automatisch bij “recente bestanden” uit. Maar je kunt overal en nergens naar toe bladeren. Als je eenmaal een document geselecteerd hebt kun je op “volgende” klikken. En als je “mijn keuze onthouden” niet aangevinkt hebt (wat ik persoonlijk niet zou doen), dan kun je kiezen voor toevoegen als koppeling of kopie.

De koppeling (of het bestand) komt dan in de mail te staan. Standaard kan iedereen (met de koppeling) in de organisatie het bestand bewerken. Als dat niet de bedoeling is kun je dat nog wijzigen. Je kunt ook nog besluiten het bestand alsnog als kopie toe te voegen (of juist niet)

Delen via Teams

Teams is een beetje vreemd met het delen van bestanden (vind ik dan). Vanuit een lijst met bestanden heb je niet echt de mogelijkheid om te delen zoals elders in O365. Ja… je kunt een koppeling naar het bestand ophalen en die dan iemand toesturen. Treft mij niet als efficiënt

Persoonlijk heb ik niet een directe methode gevonden om bestanden te delen met iemand buiten je team. Op internet wordt geadviseerd om het bestand te openen en het vervolgens vanuit de applicatie delen. Naar mijn idee een beetje onbeholpen… maar het werkt.

Elke Office applicatie heeft een “Delen” knop.

Als je daar op klikt verschijnt er een dialoog waarmee je in 4 stappen het bestand kunt delen:

  1. Kies het soort koppeling die je wilt delen.
  2. Vul één of meerdere ontvangers in
  3. Eventueel een begeleidend bericht
  4. Klik op koppeling kopiëren of E-mail ( ik zou de laatste doen )

Misschien dat er in de toekomst nog een (betere) methode komt om vanuit Teams te delen. Microsoft heeft héél veel aandacht voor de ontwikkeling van Teams. Er verandert wekelijks wel iets.

Andere plaatsen binnen O365

Op andere plaatsen binnen O365 (zoals Delve, Word, Excel, de O365 portal, Sharepoint) krijg je een min of meer standaard deel dialoog te zien. Je kunt dan – net als in Outlook – bepalen wie iets kunnen met de koppeling en wat ze kunnen. Anders dan in Outlook krijg je ook de kans een bericht te versturen met de koppeling. De koppeling wordt uiteindelijk via de e-mail verzonden. Of je zou hem eventueel in een chat kunnen delen.

Deze methode is nagenoeg gelijk als hierboven al beschreven is.

Feedback

Feedback op dit artikel wordt erg gewaardeerd. Dat kan op alle mogelijke manieren die je kunt verzinnen. Bijvoorbeeld hier… als reactie op dit artikel.

  • Helpt dit artikel je.
  • Wat kan er beter.
  • Heb je suggesties.
  • Wat dan ook.

2 gedachten over “Office 365 – Samenwerken

  1. Hai Peter!
    Ik vind het prettig om dingen te leren in een tekst die sappig geschreven is! Dank je wel daarvoor.
    Inhoudelijk: het is voor mij nu nog net zoals met Chinees en Japans: ik kan de talen wel uit elkaar houden, maar ik versta er nog niks van 😉. Maar dat komt wel: oefening baart kunst!

    1. Hoi Martijn,

      Dat het voor jou chinees en japans is, is voor mij een signaal het rustiger aan te doen. Ik vond dit artikel ook eigenlijk te lang. Zal daar aandacht aan schenken. Kan jij eventueel nog aangeven waar de pijnpunten zitten?

      In ieder geval bedankt voor je feedback 😀

      Peter

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.