Office 365 – het openen van bestanden

Als medewerker ICT Service komen we nog wel eens ergens, en spreken we met collega’s. Vaak – hoe kan het ook anders – gaat het over het gebruik van de computer. De laatste tijd is het onderwerp vaak Office 365. Dat is nieuw en er is nog veel te ontdekken.

Dit artikel is een onderdeel van een serie artikelen over verschillende Office 365 onderwerpen. De overige artikelen kun je vinden via deze link: O365 HowTo

De uitdaging voor dit keer

In het vorige artikel heb ik het gehad over het (terug) vinden van je bestanden. Allemaal leuk en aardig natuurlijk. Maar daar ben je er niet mee. Je wil het document in ieder geval kunnen raadplegen (lezen), en als het even kan wijzigen.

Het raadplegen van een document

Raadplegen is eigenlijk heel simpel. Als je het bestand ziet hoef je het alleen maar aan te klikken om het te kunnen raadplegen. Office documenten (zoals Word of Excel) worden dan in een online viewer geopend. (Dit is waar voor Teams… op andere plaatsen in O365 wordt vaak direct de online Office versie geopend)

Klein probleem met de viewer voor office documenten – zoals ik het ervaar tenminste – is dat deze erg veel lijkt op bewerken in de online versie. Je denkt dan dat je het document kunt bewerken. Een ander probleem is dat je eigenlijk niet gewend bent aan het feit dat een document eerst in een viewer geopend wordt. Ik kan niet in het hoofd kijken van de MS ontwikkelaars, maar ik denk dat dit een bescherming is tegen het onbedoeld wijzigen van een document. En veelal volstaat het om een document alleen maar te raadplegen.

Een document bekijken door het aan te klikken kan overal waar je het document ziet staan. Of dat nu Teams is, Delve of van mijn part Sharepoint. Het kan overal als zulle Delve en Sharepoint niet een viewer openen maar de online Office versie.

Het wijzigen van een document

Om een document te bewerken klik je op het driehoekje wat naast bewerken staat. Hierdoor opent zich een keuze menu:

  • Bewerken in Teams (deze zie je uitsluitend in Teams)
  • Open in de desktop-app
  • Open in browser

en die keuze opties zijn volslagen nieuw sinds O365. Indien je op “Bewerken” zelf zou klikken, dan kies je eigenlijk voor “Bewerken in Teams”.

Heel kort het verschil tussen de methoden.

Bewerken in Teams

Eigenlijk is dit de online versie die geopend wordt binnen Teams. Teams fungeert dan als browser. Wat mij betreft is dit de minst gunstige methode van bewerken. Laten we zeggen dat ik er nogal vaak ruzie mee gehad heb. Jammer genoeg is dit wel de standaard.

Lees hieronder verder over deze methode van bewerken.

De online versie.

Dit is een versie van het Office programma (Word, Excel, Powepoint) wat volledig in de browser opent. Het opent ook heel snel. De functionaliteit is echter beperkter dan wat je gewend bent. Zo kun je in Word online best wel tekst toevoegen. Eenvoudige opmaak toepassen. Maar je zult tevergeefs zoeken naar mogelijkheden voor opmaakprofielen en geavanceerde zaken zoals inhoudsopgaven. Je kunt de online versie gebruiken voor het opstarten van een document of het maken van eenvoudige wijzigingen.

De desktop app.

Dit is de versie die je van oudsher gewend bent. Ik heb het wel ” de ouderwetse ” Word horen noemen. Qua functionaliteit is deze versie zeker niet ouderwets, wel voor wat betreft hoe het werkt: zoals je gewend bent uit het verleden.

NB: Omdat je een medewerker/leerling bent van het Atlas College mag je MS Office op 5 apparaten installeren. Op school werkplekken (onder andere VDI) hebben wij dit al voor je gedaan. Op je thuis computer, laptop of telefoon kun je het (tot 5 apparaten dus) gratis installeren. Hier kom ik in een later artikel nog op terug.

Welke versie je ook gebruikt, wijzigingen worden direct opgeslagen. Al je een document als uitgangspunt voor een nieuw document wil gebruiken sla dan ook eerst op als een kopie. Als je dat niet doet wijzig je het origineel. Niet dat het origineel dan weg is. Daar is versie beheer voor. Maar daarover later meer.

Samenwerken

samen met collega Henk in een Excel document

Het direct opslaan van wijzigingen heeft een leuk neveneffect: je kunt gelijktijdig met anderen in een document werken. Dit is ook volledig nieuw voor O365. Je ziet dan life de wijzigingen van de anderen in het document verschijnen. Om verwarrende situaties te voorkomen is er een chat . Hierin kun je overleggen met de anderen die het document bewerken.

Feedback

Feedback op dit artikel wordt erg gewaardeerd. Dat kan op alle mogelijke manieren die je kunt verzinnen. Bijvoorbeeld hier… als reactie op dit artikel.

  • Helpt dit artikel je.
  • Wat kan er beter.
  • Heb je suggesties.
  • Wat dan ook.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.