Vergaderplekken en andere zaken boeken via Outlook

Onlangs bereikte ons van de Copernicus de vraag om een gedeelde agenda te maken om het uitgeven van een laptop kar bij te kunnen houden, een reserveringssysteem dus. In het verleden werd er dan een gedeelde agenda gemaakt in de “Openbare Mappen”. Met de hand werden dan reserveringen in die agenda gezet. Het concept “Openbare Mappen” staat in de Exchange echter al een tijdje onder druk en deze zullen op termijn zelfs verdwijnen. Een goed moment dus om eens een keer naar een alternatief te kijken.

Microsoft Exchange biedt een alternatief met speciale – geautomatiseerde – mailboxen voor (vergader)ruimtes en items die je uit kunt lenen (bijvoorbeeld een laptop kar). Het idee is dat de speciale mailbox een vergaderverzoek krijgt. Een geautomatiseerd proces – de mailbox assistent – beoordeelt of het verzoek voldoet aan de voorwaarden voor de specifieke mailbox en zal het verzoek accepteren (of weigeren bij bijvoorbeeld overboeking).

Per ruimte of item is een beperking op te leggen wie kan boeken. De laptop kar van de Copernicus kan bijvoorbeeld uitsluitend geboekt worden door medewerkers van de Copernicus.

Als je een ruimte of item reserveert zie je – net als bij een persoon die je uitnodigt – de beschikbaarheid. Een boeking kan door de aanvrager zelf aangepast worden of geannuleerd door de afspraak te wijzigen of te cancelen. Voorwaarde is wel dat er een update van de wijziging gestuurd wordt.

Alhoewel een dergelijke geautomatiseerde mailbox geheel zelfstandig kan werken zijn er ook beheerders aan te stellen. Deze personen kunnen de door anderen gemaakte afspraken eventueel wijzigen of annuleren.

Systeembeheer kan deze mailboxen aanmaken. Dit zullen we doen op aangeven van de ICT-coördinator van je locatie. Om een dergelijke mailbox aan te kunnen maken hebben we de volgende gegevens nodig:

  • Een naam (met daarin verwerkt de locatie naam).
  • Of het een ruimte of een item is.
  • Wie er mogen reserveren (kan op locatie niveau).
  • Wie de beheerder is.