Zoek de verschillen: Webmail

Onlangs hebben we Microsoft Office upgradede naar de versie 2016. Dit hebben we niet zomaar gedaan maar als voorbereiding op O365. Office 2016 heeft een betere integratie met O365 dan vorige versies. Zo ook de Outlook versie die daar bij hoort.

Webmail gebruikers hebben daar niets aan gehad. De Webmail hoort niet bij Microsoft Office maar bij de Exchange (e-mail) server. En die is – tot nu – nooit verandert.  Tot nu toe… want het verplaatsen van een mailbox naar de cloud betekent dat je een andere – nieuwere – Exchange server gaat gebruiken. Webmail gebruikers zullen de schade meer dan inhalen.

Hieronder een schermafbeelding van de huidige – oude – webmail.

Schermafbeelding van de oude webmail (klik op het plaatje voor een grote afbeelding)

Webmail gebruikers zullen dit scherm waarschijnlijk wel herkennen, al kan het door eigen instellingen afwijken van het hier getoonde.

Hieronder een schermafbeelding van webmail die bij O365 hoort.

Schermafbeelding van O365 webmail (klik op het plaatje voor een grote afbeelding)

Zoals je ziet wijkt dit nogal af van de oude webmail. Het scherm heeft een aantal vertouwde elementen, maar ook een aantal nieuwe. Ik heb de meest opvallende rood genummerd.

  1. Veel mensen letten er niet op, maar het is eigenlijk wel erg belangrijk: de URL is compleet anders.
    Als je de URL https://outlook.office.com gebruikt kom je zonder omwegen in de nieuwe webmail.
  2. Standaard laat de webmail alleen je “postvak in” en je “verzonden items” zien. De andere mappen krijg je pas te zien nadat je op “meer” geklikt hebt. Het effect is dat de mappen structuur rustiger is.
  3. Hier staan wat items om te kunnen zoeken, een nieuwe mail te schrijven en zo.
  4. Standaard wordt je postvak in verdeeld in een “prioriteit” tab en een “overige” tab. E-mails die herkend worden als mailings (en zo) worden in overige geplaatst. Alhoewel dit “out of the box” redelijk goed werkt kun je deze optie “trainen” door e-mail te verplaatsen van “prioriteit” naar “overige”. En vice versa uiteraard. Dit alles heeft tot effect dat je “postvak in” rustiger wordt.
    Als deze optie je niet bevalt kun je hem ook uit zetten in de opties. Ik zou hem wel een kans geven, de optie bevalt mij goed.
  5. Hier herken je echt dat het om een O365 programma gaat. De hier genoemde “groepen” zijn O365 groepen: plekken waar je kunt samenwerken, waar gezamenlijke bestanden staan enz.
    Op groepen zullen we zondermeer terug komen zodra we O365 verder gaan inzetten.

Alles wat nieuw is heeft een leercurve, zo ook de nieuwe webmail. Je zult echter merken dat er goed nagedacht is over de nieuwe webmail. Basis functionaliteit is direct herkenbaar. Nieuwe functies zijn erg toegankelijk.