FAQ

We zijn momenteel aan het experimenteren met zogenaamde Frequently Asked Questions (FAQ) module. Het uiteindelijke doel is het vervangen van de help pagina. zodoende is er 1 bron met gegevens van ons.

Voorlopig nog even “work in progress” dus, commentaar is van harte welkom.

Meetings

MS Teams kan gebruikt worden voor (video) meetings. De scope van een dergelijke meeting kan variëren van 2 personen tot een groep van personen. Hierbij is steeds 1 persoon de organisator. De organisator bepaalt de instellingen van de meeting. Het biedt een alternatief voor het fysiek samen komen voor vergaderingen of lessen. 

Een meeting kan ad hoc gemaakt worden. Hierbij wordt een groep ter plaatse samengesteld door personen uit te nodigen. Of een meeting wordt georganiseerd in een (kanaal van een) team. In dit geval kunnen alle leden van het team de meeting bijwonen. 

Deze FAQ is verder samengesteld uit de volgende losse onderwerpen:

Categorie: Meetings
Tags: meeting, teams

Een meeting kan vanuit het hoofdscherm van Teams gestart worden via de kalender.

Een meeting starten

Door op “new meeting” te klikken opent zicht een scherm om een nieuwe meeting te plannen.

Nieuwe meeting

Afgezien van wat zaken die voor zichzelf spreken (zoals titel, starttijd en dergelijke) zijn er 2 manieren om een meeting te plannen.

Je kunt een kanaal (channel) selecteren voor de meeting. In dat geval zullen alle leden van het kanaal een uitnodiging ontvangen. In het chat venster van het kanaal kunnen ze vervolgens de meeting joinen.

De andere optie is om expliciet mensen uit te nodigen. De meeting wordt in dat geval een soort van groepschat voor de mensen die je uitnodigt. De personen die uitgenodigd zijn krijgen een min of meer standaard vergaderverzoek wat ze kunnen accepteren of weigeren. De meeting komt vervolgens in hun agenda te staan met een knop om de meeting te joinen.

Categorie: Meetings
Tags: meeting, teams

Vooraf:
Een meeting bijwonen doe je het best op een apparaat met geluid, microfoon en camera. Een VDI werkplek is daarom minder geschikt… een laptop of mobiele telefoon?…. Zeer geschikt. Zorg er wel voor dat je de Teams (desktop) App geïnstalleerd hebt, daar heb je sowieso een hoop gemak van 😉

Joinen:
Elke meeting waar je voor uitgenodigd wordt zul je een vergaderverzoek voor ontvangen. Zodra je deze accepteert zal deze opgenomen worden in je agenda. In je agenda kun je in het agenda item de meeting joinen.

In mijn agenda ziet dat er zo uit

Een meeting in een kanaal staat ook in het chat venster van dat kanaal.

Zo ziet een meeting eruit in het chatvenster.

Je kunt een vergadering op nagenoeg elk willekeurig apparaat joinen. De mogelijkheden die getoond worden zijn afhankelijk van het apparaat. Op een Windows PC zal bijvoorbeeld de Teams-app of de Edge browser voorgesteld worden. Op mijn Android telefoon weer de Teams-app of Samsung internet.

Je krijgt dan een scherm wat erg veel hierop zal lijken. Hier kun je nog wat opties in stellen…. je camera, microfoon en audio aan of uit zetten… en dan joinen door op “Nu deelnemen” te klikken.

Zet je microfoon uit als je in een ruimte zit met meerdere deelnemers. Het geluid gaat anders “rond zingen”.

Categorie: Meetings
Tags: meeting, teams

Meetings is een zogenaamde “video conference” toepassing voor het elektronisch vergaderen. Er is echter niets wat je tegenhoudt om het ook te gebruiken in een lessituatie. Daar komt wel een uitdaging bij kijken: Hoe krijg je de lesgroep bij elkaar?

Daar kan ICT Service bij helpen.

Vanuit Magister, waar uiteraard alle lesgroepen bekend zijn, maken wij een export naar MS Teams. Er wordt voor elke lesgroep een team aangemaakt. Compleet met docent als eigenaar en alle relevante leerlingen als lid. Dergelijke teams lenen zich uiteraard uitstekend om een meeting in te organiseren. Alle relevante leerlingen worden dan automatisch uitgenodigd.

Zie je geen teams voor jouw klassen? Dat kan… dergelijke teams worden gemaakt in overleg met jouw lokatie. Neem eventueel contact op met jouw ICT Coördinator, die kan je in ieder geval verder helpen.

Categorie: Meetings

Met Meetings van Teams kun je onder meer:

UIteraard niet beperkt tot dit, maar deze opties lijken ons relevant. Wil je iets anders besproken hebben? We horen het graag!

Categorie: Meetings

Een MS Teams meeting kan opgenomen worden. De opname wordt door de organisator gestart via de opties bij het starten van de meeting.

Er zal een melding volgen over waar de opname terug gevonden kan worden.

MS Stream is het video deel gedeelte van O365 en kan gevonden worden via de O365 portal

Categorie: Meetings

Meetings zijn niet voorbehouden aan mensen van het Atlas College. Ook externen kunnen deelnemen aan een meeting.

Bij het uitnodigen volstaat het om de externe persoon uit te nodigen met zijn of haar e-mail adres. Als de externe een O365 adres heeft, dan heeft deze de voorkeur. Maar in principe volstaat elk adres. Er wordt dan een uitnodiging voor de meeting naar die persoon gezonden.

In de mail staat een knop om deel te kunnen nemen aan de meeting. Op een Windows PC zal voorgesteld worden om de meeting te joinen in of MS Edge, of in de Teams app. De Teams app heeft hierbij de voorkeur. Als de app al aanwezig is zal deze automatisch openen. Zo niet, dan kan hij geïnstalleerd worden. Inloggen is niet noodzakelijk.

Joinen als externe

Er zal vervolgens een scherm getoond worden om deel te nemen aan de meeting. Hier kan de microfoon en video aan of uit gezet worden. En, indien niet aangemeld, kan hier aan naam opgegeven worden.

Externe in de wachtkamer

Afhankelijk van de instellingen van de meeting komt je als externe in een wachtkamer. Een deelnemer van de meeting zal je in dat geval toegang moeten geven tot de meeting.

Categorie: Meetings

Voor een externe die een meeting joined is de standaard instelling dat zij niet direct toegelaten worden tot de meeting. Dit is omdat een externe de meeting via een link binnenkomt. In principe kan iedereen met die link joinen. Als een beveiliging moeten externen, standaard, dus wachten in een lobby.

Elke deelnemer die al in de meeting aanwezig is krijgt in dat geval het volgende scherm te zien.

Iedere deelnemer die al “aanwezig” is kan een externe dus toelaten tot de meeting.

Categorie: Meetings

Je kunt er veilig van uitgaan dat de meetings software van MS Teams werkt. Letterlijk duizenden mensen werken hier dagelijks mee, bovendien hebben wij het binnen de school ook nog getest. Echter… hoe goed de software ook is… je bent uiteindelijk afhankelijk van ALLE deelnemers om een meeting te laten slagen. Ga je deel gaat nemen aan een meeting? Dan is die meeting mede afhankelijk van jou! Test daarom vooraf.

  • Maak een keer een test meeting met een collega in de buurt.
  • Verzeker je ervan dat je weet hoe je een meeting moet joinen.
  • Werkt jouw hardware? Microfoon, speakers en camera? Gebruik eventueel je smartphone.
  • Heb je de Teams App geïnstalleerd?
  • Als je de organisator bent? Laat dan niet een ander de meeting plannen, doe het zelf! Zo moeilijk is het niet. Zodoende is de organisator in de meeting aanwezig.
  • Ben je de organisator? Zorg dat de deelnemers weten hoe ze moeten joinen. Wijs ze op deze serie FAQs.
Categorie: Meetings

Teams

Hoe zet je voicemail uit in Teams

Het is belangrijk om voicemail uit te zetten in teams.

Klik hiervoor rechts bovenin op je avatar (1)
Kies nu in het pull down menu voor instellingen (2)

Kies aan de linker kant oproepen

Kies nu bij indien niet beantwoord voor niets doen.

Categorieën: Teams, Telefoneren

Hoe voeg ik een contact toe aan teams oproepen.

Je kan veelgebruikte contacten toevoegen aan je eigen Teams telefoonboek (interne en externen).

Klik aan de linkerkant op Oproepen

Klik in het menu wat er nu verschijnt op Contacten

Klik nu aan de rechter kant op Contact toevoegen

In het scherm wat nu verschijnt tik je de toe te voegen naam (Bestaand binnen of buiten de organisatie. Mocht de naam bekend zijn dan kan je deze aanklikken.

Als je een niet bestaande contact toe probeer toe te voegen, dan krijg je onderstaande. Klik ergens in het venster (2) en klik op toevoegen.

Vul de gegevens in en klik wederom op toevoegen. Het contact kan nu worden gebeld vanuit contacten.

Categorieën: Teams, Telefoneren

Telefoneren

Hoe je telefoonnummer aan te melden bij Teams

Hieronder staat omschreven hoe je je toestelnummer kan aanmelden bij Teams.
Je moet Teams op dat moment zien als een gewoon normaal telefoontoestel waarop aanmelden en functionaliteiten hetzelfde of juist uitgebreider is dan een bureau toestel.

Zodra je een licentie heb gekregen (deze moet door ICT worden toegewezen) om te telefoneren met Teams heb je de knop oproepen erbij gekregen. Klik hierop.

Je heb nu onderaan een nummerblok gekregen. Klik bij 1: *1 en druk op 2 bellen.

Je krijgt nu een nieuw scherm waar je hoort dat je agentcode moet invoeren.
Druk bovenin op het kleine nummerblokje (1) waarna er een nieuw nummerblok verschijnt.
Voer hier (2) je toestelnummer twee keer achter elkaar in gevolgd door een #
Je hoort nu dat je bent aangemeld.

Categorie: Telefoneren

Hoe zet je voicemail uit in Teams

Het is belangrijk om voicemail uit te zetten in teams.

Klik hiervoor rechts bovenin op je avatar (1)
Kies nu in het pull down menu voor instellingen (2)

Kies aan de linker kant oproepen

Kies nu bij indien niet beantwoord voor niets doen.

Categorieën: Teams, Telefoneren

Hoe voeg ik een contact toe aan teams oproepen.

Je kan veelgebruikte contacten toevoegen aan je eigen Teams telefoonboek (interne en externen).

Klik aan de linkerkant op Oproepen

Klik in het menu wat er nu verschijnt op Contacten

Klik nu aan de rechter kant op Contact toevoegen

In het scherm wat nu verschijnt tik je de toe te voegen naam (Bestaand binnen of buiten de organisatie. Mocht de naam bekend zijn dan kan je deze aanklikken.

Als je een niet bestaande contact toe probeer toe te voegen, dan krijg je onderstaande. Klik ergens in het venster (2) en klik op toevoegen.

Vul de gegevens in en klik wederom op toevoegen. Het contact kan nu worden gebeld vanuit contacten.

Categorieën: Teams, Telefoneren

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.